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Benutzerkonferenz

Ort:                                 Lissabon, Portugal

Teilnehmer:                     2.700 Teilnehmer aus 61 Ländern

 

CIS-Leistungen:

 

1. Teilnehmerregistrierung:

• Programmierung von 47 Internet-Registrierungsseiten für die verschiedenen Teilnehmergruppen nach Kundenvorstellungen
• Zuordnung von 37 Vouchernummern zu den jeweiligen Gruppen
• Einrichtung einer veranstaltungsbezogenen Emailadresse
• Versand von vorläufigen und endgültigen Bestätigungen per Email auf Englisch
• Einkauf und Druck der Namenschilder (inkl. Chip zum Scannen)
• Vor-Ort Registrierung der Teilnehmer (Ausgabe des Namenschildes und der Kongressunterlagen, sowie Nachhalten der tatsächlich anwesenden Teilnehmer)
• Bereitstellung von Hostessen für die Registrierung vor Ort

 

2. Hotelkontingente:

• Besichtigung der Hotels in Lissabon
• Einkauf von Kontingenten in unterschiedlichen Kategorien
• Verteilung der Kontingente auf die verschiedenen Ländergesellschaften und Verwaltung dieser Kontingente
• Versand von Depositrechnungen an die verschiedenen Ländergesellschaften
• Versand der Hotelbestätigungen an die Teilnehmer auf Englisch

 

3. Reporting:

• Tägliche Übersicht über den Stand der Anmeldungen pro Land und Ticketart
• Tägliche Statistik über das Anmeldeverhalten im Vergleich zu den Vorjahren
• Wöchentliches Diagramm zum Vergleich des Anmeldeverhaltens im Vergleich zu den Vorjahren
• Einrichten von 35 Management-Logins für die einzelnen Ländergesellschaften mit Realtime-Datenzugriff im PDF-Format
• Wöchentlicher Statusreport über die einzelnen CIS-Leistungen

 

4. Teilnehmerbefragung:

• Mündliche Befragung der Teilnehmer zur Qualität der einzelnen Vorträge, Referenten, sowie der allgemeinen Organisation mit Hilfe von PDAs
• Tägliche Kurzauswertung der Antworten vor Ort
• Umfangreiche Auswertung nach Veranstaltungsende

 

5. Inkasso:

• Einrichten eines Bankkontos

• Versand der Rechnungen nach steuerlichen Vorgaben auf Englisch
• Belastung von Kreditkarten
• 3 Mahnläufe zur Zahlungserinnerung
• Abrechnung mit dem Kunden nach der Veranstaltung

 

6. Abendprogramme:

• Locationsuche für diverse Abendveranstaltungen im Vorfeld in Lissabon
• Organisation des Executive Dinners für 600 Teilnehmer am Vorabend des ersten Veranstaltungstages (Menü, Deko, Show-Acts, Transfer)
• Organisation von 15 Abendveranstaltungen der einzelnen Ländergesellschaften für jeweils 20-100 Teilnehmer am Abend des ersten Veranstaltungstages
• Organisation der Abendveranstaltung für alle Teilnehmer am Abend des zweiten Veranstaltungstages (Menü, Deko, Show-Acts, Transfer)

 

7. Transfers:

• Transfer bei der Ankunft der Teilnehmer und des Organisationsteams in die einzelnen Hotels
• Transfer von den Hotels zum Kongresszentrum und zurück
• Transfer für die einzelnen Abendveranstaltungen
• VIP-Transfers in Limousinen
• Transfer vom Kongresszentrum zum Flughafen

 

8. Catering:

• Preisverhandlungen mit dem Caterer vor Ort in Lissabon
• Planung des gesamten Kongresscaterings unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Teilnehmeranzahl an den verschiedenen Tagen
• Überwachung des Caterings während der Veranstaltung

 

9. Scanning der Teilnehmer:

• Bereitstellung der Technik zum Scannen und Auslesen
• Grundsätzliche Anwesenheit
• Verteilung der Teilnehmer auf die einzelnen Vorträge in 13 verschiedenen Vortragsreihen
• Tägliche Kurzauswertung vor Ort
• Umfangreiche Auswertung nach Veranstaltungsende

 

10. CIS-Personal vor Ort:

• 12 CIS-Mitarbeiter